Podnikanie prináša výhodu slobody. “Byť pánom svojho času” patrí medzi aspekty, ktoré najviac ľudí lákajú na podnikaní. Žiadny šéf, ktorý vám stojí za chrbtom a kontroluje či ste si “pípli” príchod do práce včas.
Úžasný pocit.
Realita je však taká, že podnikanie vyžaduje vysokú mieru sebadisciplíny. Síce vás nekontroluje šéf, ale kontrolujú vás zákazníci. Splnené termíny a sľuby zákazníkom sú kľúčové pre úspech v podnikaní.
Malý podnikatelia musia zvládnuť všetky operatívne činnosti sami. Musia byť podnikateľom, ekonómom, marketérom a odborníkom vo svojom fachu, v jednom.
Ako si správne zorganizovať svoj deň, aby ste všetko zvládli s úsmevom na tvári?
S organizáciou pracovného času sa zaoberá time management, v preklade riadenie času. Time management sa zaoberá efektívnym organizovaním času.
Ak sa celý deň nezastavíte a napriek tomu nestíhate, nemáte žiadny voľný čas, čas pre rodinu, záľuby, koníčky, nezúfajte… Aj na toto sa dá nájsť riešenie.
Ďalej si označte priority, deadliny, termíny. Čo je najdôležitejšia činnosť, ktorú MUSÍTE urobiť? Má táto činnosť nejaký termín do kedy ju musím urobiť? Napríklad musíte objednať náhradné diely do 14.00, ak majú byť doručené v nasledujúci deň.
Plánujte. Používajte TO DO LIST. To do list je zoznam úloh, ktoré musíte vykonať v daný deň. Ak máte činnosti s termínmi, alebo počas dňa absolvujete veľa schôdzok, zaznačte si ich do kalendára. Niekomu vyhovuje papierová forma diáru, inému zase kalendár v aplikácii. Výhoda aplikácie je, že si môžete nastaviť pripomienku, ktorá vás upozorní na blížiace sa stretnutie alebo úlohu. Ak si do kalendára plánujete stretnutie, nezabudnite si naplánovať aj čas potrebný na cestu na a zo stretnutia.
Zoznam úloh a stretnutí si kontrolujte minimálne deň dopredu. Ak náhodou príde ku kolízii termínov, je ešte stále čas niektorú činnosť, či stretnutie preplánovať.
Na každú naplánovanú činnosť si vyhraďte reálny a dostatočný časový úsek dňa, aby bolo reálne úlohu zvládnuť. Ak sa Vám nakopí viacero dôležitých úloh, je potrebné stanoviť si priority, prípadne komunikovať či už so zákazníkom alebo dodávateľom o možnom prijateľnom riešení a posunutí termínu. Ak budete vopred komunikovať a snažiť sa vyriešiť problém s termínom dokončenia, je predpoklad, že osoba na druhej strane bude otvorenejšia prijať navrhované riešenie. A keď nebude, musíte si danú úlohu presunúť medzi priority a pokúsiť sa preorganizovať inú činnosť.
Keď pracujete, sústreďte sa iba na jednu činnosť. Eliminujte prvky, ktoré vás rušia a odpútavajú vašu pozornosť (rádio, priatelia, notifikácie,…)
Je bežné, že keď vás čaká zložitá úloha, tak robíme všetko možné, len nie to čo musíme. Nájdeme si milión dôležitejších úloh a výhovoriek. „Už len odpíšem na tento e-mail, a dokončím tento príspevok na facebook, musím ísť umyť šálky….“ Tí čo máte deti, určite poznáte, že keď majú ísť spať, vždy sú smädní, alebo musia ísť bezpodmienečne na toaletu.😊
Najprv zjedzte žabu
Pustite sa do tej najzložitejšej úlohy hneď ráno. Čím skôr ju budete mať za sebou, tým skôr budete môcť robiť ostatné činnosti a hlavne s „ľahkou hlavou“ a dobrým pocitom, že ste to dokázali. Zvyčajne sa ukáže, že tá úloha zase nebola až taká náročná. Na túto tému odporúčam prečítať si knihu od Brian Tracy: Najprv zjedzte žabu .
Neustále odkladanie úloh na neskôr má svoje pomenovanie prokrastinácia. Jedná sa o zlozvyk. Na zlozvyku je dôležité si ho najprv uvedomiť, že ho máme, no a ďalším krokom je vedome pracovať na jeho odstránení.
Ak sa vám to stáva často, a úloh ktoré odkladáte máte veľa:
- zamyslite sa, či vykonávate činnosť, ktorá vás reálne baví a napĺňa, a či neexistuje možnosť ako robiť prácu, kde naplníte svoje životné poslanie.
- Skontrolujte čo odpútava vašu pozornosť od práce.
Môže ísť o externé faktory, napríklad rádio, sociálne siete, alebo organizácia pracovného miesta.
Ale tak isto to môžu byť aj interné faktory. Napríklad ak vás niečo trápi, ste chorý, unavený, pohádali ste sa s partnerom,…. Tu sa odporúča najprv si vyriešiť tento problém. Zobrať si pár dní voľno. Oddýchnuť si. Oddýchnutý a zrelaxovaný zvládnete aj úlohy, ktoré boli predtým náročné.
Organizácia pracovného miesta
Veľký vplyv na organizáciu práce a efektívne využívanie času má organizácia pracovného miesta.
Ako vyzerá váš pracovný stôl? Má každá pracovná pomôcka svoje miesto? Odporúča sa mať na stole len pracovné pomôcky a dokumenty, ktoré potrebujete na prácu, ktorú práve vykonávate. Všetky ostatné predmety, alebo dokumenty by ste mali mať odložené. Čím viac vecí máte na stole, tým menej sa v nich orientujete, a venujete viac času na hľadanie toho čo práve potrebujete.
Máte okolie pracovného stola oblepené poznámkami a post-it lístočkami čo ešte musíte urobiť? Presuňte si všetky tieto úlohy do TO DO listu alebo do kalendára. Vyčistíte si tým pracovné prostredie, presuniete si úlohy do kalendára s pripomienkou a nemôže sa Vám stať, že by ste na nich zabudli. Uľaví sa aj vašim myšlienkam. Úlohy budete môcť vypustiť z hlavy, lebo ich máte zapísané.
Delegovanie
Ak sa vám opakovane stáva, že sa vám v jednom časovom úseku nakopia úlohy s prioritou číslo „horí“, je na mieste zvážiť možnosť delegovať nejaké činnosti.
Delegovať môžete na zamestnanca, ktorý môže pracovať na plný alebo čiastočný úväzok, alebo si môžete niektoré činnosti zabezpečiť externe, dodávateľským spôsobom. Že to niečo stojí? Uvedomte si koľko strácate na tržbách tým, že neobslúžite načas zákazníka. Položte si otázku: „čo môžem získať tým, že mi zostane viacej času, ktorý môžem venovať mojej odbornej činnosti?“
Niekedy si viete pomôcť s organizáciou práce sami. Niekedy pomôže, že sa o tom s niekým porozprávate a myšlienky na zlepšenie a zjednodušenie práce vám zrazu začnú naskakovať samé.
Mojim cieľom je pomáhať podnikateľom pozrieť na ich biznis z nadhľadu. Pomôžem vám získať viac voľného času, či už konzultáciou a hľadaním riešenia spolu s vami, nastavením delegovania a organizovania práce, alebo vyhotovením niektorých úloh za vás (marketing, podnikateľský zámer, finančný plán, stratégia,..)
Tak neváhajte a napíšte mi, alebo si rovno objednajte konzultáciu. Aktuálne ponúkam prvých 30 minút zdarma